En sus inicios el Archivo Hemerográfico de la Coordinación Nacional de Literatura (CNL) no tenía delimitado el tipo de materiales que debían ingresar a su acervo, por lo que Josefina Lara, fundadora y precursora en la organización de nuestros acervos, quien tuvo a su cargo el archivo desde 1977 hasta 1996, se dio a la tarea de recopilar la información hemerográfica y también de rescatar documentos que consideraba valiosos. Las distintas administraciones de la CNL, quizá con la idea de que al archivo podía ingresar todo tipo de documentación, le hacían llegar oficios, boletines que se emitían para prensa, trabajos de los escritores que solicitaban becas o sometían sus trabajos a concurso, entre muchos otros materiales.
Todavía en periodos recientes se enviaba alguna de esta información al archivo hemerográfico, sin embargo, en 2002, al crearse la Ley de Transparencia y Acceso a la Información, el INBA se preocupó por organizar sus archivos, por lo que dicha documentación dejó de ingresar a este acervo. Ahora sólo llegan algunos materiales de manera esporádica, sobre todo aquellos que envían los propios autores. En 2004 se realizó un inventario de los autores con expediente, que hasta ese momento no existía, para lo cual se hizo una revisión exhaustiva, fólder por fólder, de cada uno de los expedientes de escritores mexicanos. En este proceso, se decidió, en coordinación con la jefatura, que los documentos que no fueran notas hemerográficas se separaran, con el fin de tener un mejor control de dichos documentos, debido a que ya habíamos tenido pérdidas de algunos de ellos al realizar el préstamo a usuarios. En esta reorganización se identificaron un gran número de materiales, a los que denominamos Documentos Reservados, los cuales sólo se integraron en fólderes y se guardaron en cajas libres de PH, para su conservación. Los documentos que se incluyen en esta colección son los siguientes: oficios, memorando, contratos, informes de trabajo, actas de fallos de premios, cartas de los autores, manuscritos y textos mecanografiados ya sea obras de creación, conferencias o proyectos de trabajo de los escritores, boletines de prensa, currícula, tarjetas personales, telegramas, faxes, copias de actas de nacimiento, diplomas, certificados de estudios, folletos, hojas sueltas, volantes, invitaciones, carteles, programas de mano emitidos por la institución para promocionar alguna actividad, etcétera. Estos documentos reflejan la memoria de las actividades programadas en las distintas gestiones de la Coordinación, tales como: ciclos, conferencias, presentaciones de libros, premios, publicaciones, proyectos de investigación, entre otros; se consideran valiosos por la información que contienen, pues representan la evidencia de las actividades llevadas a cabo por las distintas administraciones, por lo que se convierten en documentos únicos e invaluables para conocer la historia de nuestra institución. Este material adquiere un valor histórico al dejar constancia de las tareas relacionadas con la institución que las genera, así como los orígenes, la organización y el funcionamiento de nuestra dependencia. Por otra parte, los Documentos Reservados de nuestro acervo no sólo proporcionan información sobre la institución, sino también sobre los autores que han participado en las actividades. En septiembre de 2010 se inició la elaboración del Inventario de Documentos Reservados de Escritores Mexicanos, para lo cual se elaboró un formato que contiene los siguientes campos: número consecutivo, nombre del autor, descripción del documento, fecha del documento, número de hojas, caja o ubicación, actividad o ciclo literario que se menciona en el documento, observaciones. Este inventario se concluyó en 2011, con los materiales que se habían seleccionado en la reorganización señalada; sin embargo, debe precisarse que el trabajo de clasificación de documentos reservados es un trabajo que continúa, pues no sólo tenemos material pendiente de revisión, sino también algunos textos impresos que recibimos de los autores, de tal manera que, día con día, aparecen nuevos documentos que se integrarán al Inventario de Documentos Reservados. Hasta el momento el Inventario de Documentos Reservados de Escritores Mexicanos cuenta con 518 documentos. Para la consulta de este material es necesario enviar una carta de solicitud, dirigida a la Coordinación. Cabe mencionar que también existen documentos reservados de escritores extranjeros, cuyo inventario se encuentra en proceso de realización.
